LAMPIRAN A

GARIS PANDUAN DAN STRATEGI PELAKSANAAN
ePEROLEHAN FASA 3

PERSEDIAAN PELAKSANAAN ePEROLEHAN

1.  Pelaksanaan Fasa 3 Sistem ePerolehan yang merangkumi kesemua modul Pembelian Terus, Sebut Harga dan Tender akan dilaksanakan di semua Kementerian/Jabatan. Semua agensi dikehendaki menyediakan kemudahan infrastruktur yang diperlukan terrnasuk perkakasan dani perisian komputer. Spesifikasi minima perkakasan dan perisian yang diperlukan adalah seperti berikut:-

1. Pentium 4 1.5 GHz;
2. 256 MB SDRAM (upgradable to 512 MB);
3. Cakera Keras 20 GB;
4. Modem 56 Kbps atau kad network yang menyokong penyambungan TCP/IP;
5. Windows 95/98/2000/ME/XP Professional/NT versi dengan pelayar Internet Explorer versi 4.0 atau ke atas;
6. Perisian anti-virus dan virus list yang terkini.

STRATEGI PELAKSANAAN

2.  Sistem ePerolehan akan dilaksanakan bermula di Ibu Pejabat peringkat Kementerian/Jabatan. Strategi pelaksanaan ini dijangka akan dapat mengatasi masalah kesediaan agensi terutama berkaitan network infrastructure. Oleh itu semua agensi hendaklah menubuhkan pasukan-pasukan khas yang disenaraikan dalam panduan ini bagi membantu melicinkan pelaksanaan ePerolehan di agensi masing-masing.

Pasukan Rollout Peringkat Kementerian/Jabatan

3.  Adalah dicadangkan setiap agensi menubuhkan Pasukan Rollout mengikut struktur organisasi seperti berikut:

1. Pegawai Pemandu/Penggerak (champion);
2. Pasukan Petugas; dan
3. Pasukan Pelaksana.

a.  Pegawai Pemandu/Penggerak

4.  Bagi memantau pelaksanaan Pasukan Rollout di peringkat agensi, Ketua Pegawai Maklumat (Chief Infomation Officer) (CIO)/Timbalan Ketua Setiausaha dikehendaki bertindak sebagai Pegawai Pemandu/Penggerak yang menentukan arah tuju dan menyelesaikan isu-isu pelaksanaan sistem ePerolehan.

b.  Pasukan Petugas

5.  Secara umumnya keanggotaan Pasukan Petugas di peringkat agensi hendaklah terdiri daripada kalangan pegawai-pegawai yang berkeboIehan dan berpengalaman yang difikirkan sesuai termasuk wakil Ketua Jabatan bagi sesebuah agensi dan seorang wakil daripada Projek ePerolehan. Peranan Pasukan Petugas adalah seperti berikut:-

1. menyediakan pelan terperinci rollout peringkat PTJ mengikut garis panduan dan senarai semak yang telah disediakan oleh Pasukan Rollout ePeroIehan;
2. mengenal pasti lokasi PTJ dan pengguna;
3. mengenal pasti sistem legasi/sedia ada di agensi (sistem perolehan dan sistem lain yang berkaitan);
4. mengadakan taklimat pelaksanaan ePerolehan kepada pengguna;
5. membantu dalam penyediaan infrastruktur dan rangkaian maklumat untuk kemudahan pengguna;
6. menubuhkan pasukan pelaksana peringkat Kementerian/agensi;
7. membantu menjadualkan latihan untuk pengguna;
8. membantu menyediakan khidmat sokongan IT (komputer/PC dan rangkaian); dan
9. menasihati Pegawai Pemandu/Penggerak (champion) tentang perlaksanaan ePerolehan secara keseluruhan di peringkat Kementerian/agensi.

c.  Pasukan Pelaksana

6.  Pasukan Pelaksana hendaklah terdiri daripada Ketua PTJ dan pegawai-pegawai yang berkebolehan dan berpengalaman yang difikirkan sesuai. Peranan Pasukan Pelaksana adalah seperti berikut:-

1. mengenal pasti profil pengguna;
2. membantu memohon kad pintar dan sijii digital pengguna;
3. memastikan PTJ mematuhi network compliance;
4. menentukan PC memenuhi keperluan ePerolehan;
5. menasihati Pasukan Petugas tentang keperluan PC dan kad pintar untuk diperolehi atau dinaik tarat (upgrade); dan
6. mengenal pasti keperluan latihan untuk pengguna.

Peranan Pegawai Teknologi Maklumat di Kementerian/]abatan

7.  Peranan Pegawai Teknologi Maklumat Kementerian/Jabatan adalah penting dalam menjayakan projek ePerolehan. Tugas utama pegawai tersebut adalah seperti berikut:

1. bertanggungjawab dan memastikan perkara-perkara berikut dilaksanakan:
   1. sambungan kepada EG*Net;
   2. leased line 128k minima dipenuhi;
   3. tambah DNS entry untuk reporting server, www.eperolehan.com.my dan home.eperolehan.com.my;
   4. menambah routing bagi sambungan ePerolehan kepada EG*Net;
   5. periksa dan sahkan dengan GITN tentang firewall/gateway IP untuk EG*Net;
   6. mengawasi penyambungan EG*Net; dan
   7. menentukan Kementerian/Jabatan mematuhi network compliance;
   
   
2. menyemak kesediaan PC supaya:
   1. memehuhi keperluan minimum ePerolehan
   2. memasang pembaca kad pintar;
   
   
3. melaporkan keperluan peningkatan/pembelian PC kepada Pasukan Petugas;
4. mengenal pasti sistem sedia ada di agensi (sistem perolehan dan berkaitan);
5. membahtu dalam penyediaan infrastruktur dan rangkaian maklumat untuk kemudahan pengguna;
6. menganggotai Pasukan Petugas; dan
7. melaporkan sebarang masalah kepada Talian Bantuan (Help Desk) ePerolehan.

Pasukan Rollout Peringkat Projek

8.  Bagi memastikan tugas-tugas rollout dapat dilaksanakan mengikut perancangan, satu Pasukan Rollout ePerolehan yang terdiri daripada Pasukan Kerajaan dan pegawai syarikat Commerce Dot Com Sdn. Bhd. (CDCSB) akan ditubuhkan di peringkat projek. Tugas utama pasukan ini adalah menyelaras dan memantau aktiviti rollout yang dijalankan di semua agensi Kerajaan. Pasukan ini bertanggungjawab kepada pihak pengurusan ePerolehan. Antara fungsi/tugas utama pasukan rollout ePerolehan adalah seperti berikut:

1. menyediakan garis panduan dan senarai semak rollout;
2. menyediakan strategi pelaksanaan rollout;
3. menyelaras dan memantau kemajuan rollout;
4. merancang jadual rollout peringkat agensi;
5. membantu Pasukan Petugas bagi merangka jadual terperinci rollout di peringkat bahagian/Pusat Tanggungjawab (PTJ); dan
6. pemudahcara kepada Pegawai Pemandu/Penggerak (champion) dan Pasukan Petugas di setiap agensi.

Pegawai Penyelaras CDCSB

9.  CDCSB akan melantik seorang pegawai syarikatnya untuk bertindak sebagai Pegawai Penyelaras. Pegawai Penyelaras ini akan ditempatkan di setiap Kementerian/Jabatan. Bilangan pegawai yang akan ditempatkan adalah bergantung kepada saiz dan kedudukan lokasi PTJ di bawah Kementerian/Jabatan berkenaan. Bidang tugas Pegawai Penyelaras CDCSB adalah seperti berikut:

1. bertanggungjawab mengawasi aktiviti rollout di peringkat Kementerian/Jabatan;
2. mengemukakan laporan berkala kepada pihak pengurusan CDCSB;
3. sebagai pegawai perhubungan antara Kementerian/Jabatan dan CDCSB;
4. menyelaras pengumpulan profil PTJ dan pengguna bagi kesediaan site dan penyediaan kad pintar;
5. menyelaras pengedaran kad pintar kepada pengguna ePerolehan di PTJ;
6. menyelaras pengumpulan maklumat bagi mendapatkan sambungan EG*Net untuk tindakan MAMPU;
7. menyelaras kerja-kerja Ujian Kesediaan Operasi (Operational Readiness Test) (ORT) bagi pihak CDCSB di PTJ;
8. menganggotai Pasukan Petugas ePerolehan di peringkat Kementerian; dan
9. menguruskan hal-hal lain yang diarahkan oleh pihak pengurusan CDCSB.

Pasukan Ujian Kesediaan Operasi ePerolehan

10.  Pasukan Ujian Kesediaan Operasi ePerolehan yang terdiri dari kalangan pegawai CDCSB dan Pasukan Kerajaan akan melaksanakan tugas-tugas berikut:-

1. menjalankan Ujian Kesediaan Operasi (ORT);
2. mengadakan latihan untuk pengguna; dan
3. mengadakan latihan secara hands-on, (jika perlu).

11.  Objektif utama Ujian Kesediaan Operasi adalah untuk memastikan pengguna dan PTJ telah bersedia menggunakan sistem ePerolehan. Di samping itu, ujian ini juga bertujuan untuk menentukan kad pintar pengguna, infrastruktur rangkaian PTJ (dalaman dan luaran), perkakasan dan perisian berfungsi dengan baik serta berada dalam keadaan bersedia sebelurn sistem ePerolehan digunakan.

12.  Ujian Kesediaan Operasi akan dikendalikan dalam dua peringkat:

Keperluan Latihan

14.  Untuk menentukan sistem ePerolehan berjalan lancar pengguna akan diberi latihan bagi membolehkannya menggunakan sistem ePerolehan dengan baik. Latihan juga boleh diperolehi melalu Computer Base Training (CBT) melalui cakera padat (CD) yang akan diagihkan atau dengan memuat turunkan (download) modul latihan melalui laman web ePerolehan www.eperolehan.com.my.

KEMBARAN 2

KEAHLIAN PASUKAN PETUGAS
DAN PASUKAN PELAKSANA