SURAT PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL. 5 TAHUN 2000

Ketua-ketua Setiausaha Kementerian,
YB Setiausaha-setiausaha Kerajaan Negeri,
Ketua-ketua Jabatan Persekutuan,
Ketua-ketua Badan Berkanun Persekutuan,
Pihak-pihak Berkuasa Kerajaan Tempatan,
Ketua-ketua Pegawai Eksekutif Syarikat Kerajaan.

PELAKSANAAN ePEROLEHAN DI BAWAH PROGRAM KERAJAAN ELEKTRONIK

TUJUAN

1. Surat Pekeliling Perbendaharaan (SPP) ini bertujuan memaklumkan kepada semua agensi Kerajaan berkenaan pelaksanaan secara elektronik perkara-perkara berikut:

1. perolehan bekalan dan perkhidmatan secara tender, sebut harga, pembelian terus serta pembelian barangan/ perkhidmatan kontrak pusat; dan
2. pendaftaran pembekal dan perunding dengan Kementerian Kewangan.

LATAR BELAKANG

2. Satu sistem perolehan secara elektronik yang dikenali sebagai ePerolehan dibangunkan bagi membolehkan agensi Kerajaan melaksanakan perolehan secara elektronik. Sistem ini dibangunkan bagi melaksanakan semua proses perolehan seperti mewujud, mengemuka dan mengesahkan pembelian dibuat secara on-line. Di samping itu pembekal juga boleh menerima dan mengesahkan pesanan dan membolehkan agensi Kerajaan dan pembekal membuat semua transaksi secara elektronik.

3. Selain daripada itu ePerolehan juga menyediakan modul bagi pendaftaran pembekal dan perunding dengan Kementerian Kewangan secara on-line. Melalui cara ini pembekal dan perunding yang ingin berdaftar dengan Kementerian Kewangan boleh berbuat demikian melalui internet. Sistem ini akan mewujudkan interaksi antara Kerajaan dengan pembekal dan perunding melalui pertukaran maklumat dan transaksi secara on-line.

4. Kerajaan telah melantik Syarikat Commerce Dot Com Sdn. Bhd. bagi membangunkan, menyelenggara dan mengendali ePerolehan secara Build, Operate and Transfer (BOT).

PELAKSANAAN e PEROLEHAN

Objektif ePerolehan

5. Objektif ePerolehan adalah untuk memastikan nilai terbaik bagi perolehan Kerajaan dengan menjadikan Kerajaan sebagai pembeli melalui automasi dan mengubah tatacara perolehan semasa. Selain daripada menjamin akauntabiliti dan ketelusan dalam semua perolehan Kerajaan sejajar dengan prosedur yang diwujudkan, sistem ini juga akan membolehkan pembekal menerima bayaran dengan lebih cepat dan tepat.

Skop Kerja dan Jadual Pelaksanaan

6. ePerolehan akan dilaksanakan secara berperingkat-peringkat iaitu dalam empat fasa dengan skop kerja dan agensi Kerajaan yang terlibat seperti yang berikut:

Fasa 1 (Dijangka bermula pada Oktober 2000)
Skop kerja bagi fasa ini adalah bagi:

1. membangunkan sistem ePerolehan bagi perolehan barangan kontrak yang melibatkan Pusat tanggungjawab (PTJ) agensi berikut :
   
   
   1. Bahagian Pentadbiran, Kementerian Kewangan Malaysia;
      
   2. Unit Pemodenan Tadbiran Awam Malaysia (MAMPU), Jabatan Perdana Menteri;
      
   3. Ibu Pejabat, Jabatan Akauntan Negara; dan
      
   4. Ibu Pejabat, Jabatan Audit Negara; dan
      
      
2. membangun Sistem Pendaftaran Kontraktor Bekalan dan Perkhidmatan di Bahagian Pengurusan Perolehan Kerajaan Kementerian Kewangan.

Fasa 2 (Dijangka bermula pada Januari 2001)

Skop kerja bagi fasa ini adalah seperti berikut:

1. memperluaskan ePerolehan kepada satu PTJ di setiap agensi berikut:
   
   
   1. Jabatan Perdana Menteri;
      
   2. Kementerian Pertahanan;
      
   3. Kementerian Dalam Negeri;
      
   4. Kementerian Pendidikan;
      
   5. Kementerian Kesihatan;
      
   6. Kementerian Kerja Raya;
      
   7. Kementerian Pertanian;
      
   8. Kementerian Perusahaan Utama;
      
   9. Kementerian Tenaga, Komunikasi dan Multimedia; dan
      
   10. Kementerian Sains, Teknologi dan Alam Sekitar.
       
       
2. membangunkan sistem perolehan secara tender, sebut harga dan pembelian terus bagi semua PTJ/Agensi terlibat

Fasa 3 (Dijangka bermula pada Januari 2002)
Kesemua fungsi perolehan yang dibangunkan dalam fasa 1 dan 2 akan dilaksanakan (roll-out) di semua PTJ.

Fasa 4 (Dijangka bermula pada Januari 2003)
Menaik taraf sistem ePerolehan mengikut keperluan.

TANGGUNGJAWAB KETUA AGENSI KERAJAAN.

7. Ketua agensi Kerajaan adalah bertanggungjawab bagi memastikan segala keperluan yang berikut disediakan:

1. Keperluan Sistem
   
   Pihak agensi kerajaan hendaklah menyediakan perkakasan dan perisian yang bersesuaian berdasarkan kepada konfigurasi minimum seperti yang berikut :
   
   
   1. Pentium 266-MHz atau yang bersamaan;
   2. 32 - MB Memory
   3. 2.4- GB Hard Disk;
   4. 56 - Kbps modem or network card that supports TCP/IP connection;
   5. Widows 95/98 with Internet Explorer browser version 4.0 or any other web browser or equivalent capabilities;
   6. Latest anti-virus software and virus list; and
   7. Smart card reader which comply to :

      - Interface Protocol :
       PC/SC star
       TLP 224
       T=1' communication to PC via RS 232 12 C
      

   8. Card Accepted :

      - ISO standard microprocessor card which support T=0 & T=1 interface protocol
      - ISO standard microprocessor card which support with cryptographic co-processor which support T=0 interface protocol (also known as Cryptographic smart card)

      [(i)-(viii) akan dikemaskini oleh Kementerian Kewangan dari semasa ke semasa]
      
      
2. Keperluan Latihan
   
   Ketua agensi Kerajaan hendaklah memastikan bahawa semua pegawai dan kakitangan yang terlibat dengan perolehan Kerajaan menghadiri kursus Projek Latihan Kerajaan Elektronik Untuk Sektor Awam yang dianjur/selaras oleh Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN). Latihan ini merangkumi tajuk-tajuk seperti yang berikut:
   
   
   1. Pengenalan kepada Multimedia Super Corridor/Elektronik Government (MSC/EG);
      
   2. Asas-asas Komputer
      
   3. Word Processing; dan
      
   4. Komunikasi Elektronik.
      
   
   
   Tujuan utama kursus ini adalah untuk memastikan semua pegawai dan kakitangan mempunyai pengetahuan asas komputer sebelum diberi latihan menggunakan sistem ePerolehan.
   
   
3. Bantuan Khidmat Nasihat
   
   Bagi membantu membangunkan ePerolehan, satu Unit Khas dikenali sebagai Unit ePerolehan telah diwujudkan di Bahagian Pengurusan Perolehan Kerajaan, Kementerian Kewangan Malaysia. Pihak agensi Kerajaan adalah diminta memberi kerjasama sewajarnya kepada Unit tersebut. Sekiranya pihak agensi Kerajaan memerlukan maklumat tambahan atau mempunyai sebarang pertanyaan berkenaan ePerolehan, rujukan bolehlah dibuat terus kepada Pejabat Pengurusan Unit ePerolehan yang beralamat di Helang Block, Villa and Office Complex, Cyberview Garden, 63000 Cyberjaya, Selangor Darul Ehsan atau melalui:

Telefon: 03-83122500
e-mail : abdnn@commercedc.com.my

PENUTUP

8. Agensi Kerajaan adalah dipinta membuat persediaan sewajarnya bagi menjayakan pelaksanaan ePerolehan di bawah program Kerajaan Elektronik.

Sekian, terima kasih.

'BERKHIDMAT UNTUK NEGARA'

Saya yang menurut perintah,


( DATO' DR. SAMSUDIN BIN HITAM )
Ketua Setiausaha Perbendaharaan,
Kementerian Kewangan Malaysia

29 Ogos 2000

s.k.
Akauntan Negara Malaysia,
Ketua Audit Negara,
Semua Yang Berhormat Pegawai Kewangan Negeri, dan
Semua Ketua Bahagian Perbendaharaan.